Lors de la gestion des références et des nomenclatures dans la distribution ou la fabrication des fenêtres PVC ou aluminium, vous serez emmenez à soigner minutieusement les noms, références et désignations pour garantir un suivi efficace des produits, des composants, et des commandes.
Ce qui est important lorsque vous recevez des bons de réception avec des références fournisseurs qui peuvent parfois être manuelles. Cet article vous présente les étapes nécessaires pour établir un système de référence ou codage clair et structuré, en tenant compte des types de fenêtres que vous vendez:
Ex en PVC:
- Les fenêtres PVC coulissantes.
- Ouvrant à la française (OF).
- Oscillo-battantes (OB).
- Soufflets, fixes.
- Portes PVC.
Analyse des bons de réception fournisseurs
Tous commence par les bons de réception que vous recevez de vos fournisseurs, ces documents contiennent généralement des références de produits matière premiere tel que le profile PVC et les quincailleries et accessoires. Certaines références peuvent être standardisées, d’autres manuelles, surtout si vos fournisseurs ne suivent pas un système codifié standard.
Afin de ne pas introduire de confusion ou répétition du même article dans votre propre système de gestion, il est crucial de :
- Cataloguer chaque référence fournisseur dès la réception des bons. Créez une base de données où chaque référence fournisseur est associée à une description claire du produit.
- Établir une correspondance interne : Pour garantir une cohérence du codage interne, peu importe la source d’achats. Définissez vos propres références internes qui correspondent aux références fournisseurs, pour faciliter l’intégration des références dans votre propre système de gestion et avoir une gestion de stock rigoureuse.
Créer un système de référence standardisé
Pour éviter la confusion et faciliter la gestion des stocks de vos produits de base et finis, commande achats et des ventes, il est nécessaire d’établir une nomenclature uniforme et facile à comprendre. Voici comment vous pouvez structurer vos références de manière logique :
- Segmentation par catégorie de matière PVC ou Aluminium: Ex: distinguez les fenêtres en PVC des fenêtres en aluminium dans votre codification. Un exemple serait d’utiliser les lettres « P » pour PVC et « A » pour Aluminium.Exemple :
- Fenêtre coulissante PVC : PCL01
- Fenêtre oscillo-battante Aluminium : AOB02
- Ajoutez des codes pour le type de fenêtre : Cela peut inclure des abréviations pour des types spécifiques de fenêtres comme coulissante, oscillo-battante, ou fixe.Ex :
- Fenêtre coulissante en PVC : PCOUL001
- Fenêtre oscillo-battante en PVC : POB003
- Détails sur les dimensions et les spécifications : Ajoutez un indicateur de dimension ou de la couleur, le type de vitrage ou d’autres caractéristiques.Exemple
- Fenêtre coulissante PVC 120×120, vitrage double claire VDC, ou simple VSC blanc : PCOUL001-120120-VD-B
Ex: Pour les types de vitrage
- Vitrage Trempé ViTR
- Vitrage Stadip ViST
Définir les types de fenêtres à vendre
Une fois établi votre système de références, vous pouvez définir les différents types de fenêtres que vous allez commercialiser. Voici une liste non exhaustive des types de fenêtres que vous pourriez vendre, et comment vous pouvez les structurer dans votre système :
a. Fenêtre PVC Coulissante
- Description : Ce type de fenêtre s’ouvre en glissant horizontalement sur des rails. C’est une solution souvent choisie pour optimiser les ouvertures et l’espace.
- Référence : PCOUL01 (pour la version standard, vous pouvez ajuster les dimensions ou les couleurs comme mentionné plus haut).
b. Fenêtre PVC Ouvrant à la Française (OF)
- Description : Fenêtre à un ou deux battants (selon la dimension largeur ) qui s’ouvrent vers l’intérieur. Ce type de fenêtre est très courant dans les habitations et pour isolation optimale.
- Référence : POF01.
c. Fenêtre PVC Oscillo-battante (OB)
- Description: Cette fenêtre PVC peut s’ouvrir soit de manière traditionnelle, soit en position oscillo-battante, ce qui permet une aération en toute sécurité.
- Référence : POB01.
d. Fenêtre PVC Soufflet
- Description : Fenêtre qui s’ouvre de manière inclinée, généralement utilisée pour les petites ouvertures comme les toilettes ou salles de bains.
- Référence : PSF01.
e. Fenêtre PVC Fixe
- Description : Fenêtre qui ne s’ouvre pas, utilisée pour laisser entrer la lumière sans ventilation.
- Référence : PFX01.
f. Porte PVC
Les portes sont généralement des fenêtres plus grandes, souvent avec une largeur minimale d’environ 80 cm et une hauteur d’au moins 200 cm pour permettre le passage de personnes ou objets .
- Description : Les portes en PVC peuvent être de différentes formes et tailles, y compris les portes coulissantes, à battants ou oscillo-battantes.
- Référence : PPC01.
Avantages d’une référence structurée
- Clarté et uniformité : Un système de référence bien structuré permet à tous vos employés, fournisseurs et partenaire de comprendre rapidement de quel produit il s’agit dans la planification de production.
- Suivi simplifié : Vous serez en mesure de suivre efficacement les stocks, les commandes d’achats et les bons de livraison et réceptions de marchandises sans confusion.
- Adaptation facile : Un bon système de codification facilite l’ajout de nouveaux produits au fur et à mesure que vous élargissez votre gamme.
Intégration dans le système de gestion
Une fois que vous avez défini vos références, communiquer les changements a vos équipes technique et commerciale, commencer á intégrez les références et désignations dans votre système de gestion commercial (tel que Devinstock). Ce logiciel vous permet d’attribuer des références à chaque produit fini ou élémentaire, de suivre les bons de commande, planifier la production, et générer des factures et des bons de livraison tout en maintenant une trace claire de vos stocks.